KPI to skrót hasła Key Performance Indicators, które w tłumaczeniu na język polski oznacza kluczowe wskaźniki efektywności. Zrozumienie jak one działają to jedyny sposób na oszacowanie sukcesu.
Po utworzeniu systemów do śledzenia i monitorowania najważniejszych danych proces staje się o wiele bardziej usprawniony. W rzeczywistości – ruszanie jest często uważane za najtrudniejszą część.
W tym przewodniku przeanalizujemy sposób monitorowania kluczowych wskaźników wydajności:
Różnica pomiędzy wskaźnikami KPI i metrykami
Te dwa pojęcia są często mylone, ale można je łatwo zróżnicować.
Kluczowe wskaźniki efektywności to kluczowe środki, które będą miały największy wpływ na rozwój firmy, jasno wyrażają i dostarczają informacji na temat tego, co firma musi mierzyć i osiągnąć, aby osiągnąć długoterminowe cele. Najbardziej udane plany strategiczne będą miały od 5 do 7 jasnych KPI, które będą monitorować i wykorzystywać do oceny postępów firmy w realizacji planu.
Metryki są nieco bardziej ogólne i są używane do śledzenia/dostarczania danych na temat standardowych procesów biznesowych. Nie wszystkie wskaźniki są ważne dla planu strategicznego, który ma firma, podczas gdy kluczowe wskaźniki efektywności są.
Bardzo łatwo jest używać tych dwóch terminów zamiennie bez zbyt dużego zamieszania. Najprostszym sposobem zrozumienia różnicy między tymi dwoma jest to, że kluczowe wskaźniki efektywności pomagają zdefiniować strategię i wyraźną koncentrację, podczas gdy wskaźniki są „zwykłymi działaniami”, które mimo że stanowią wartość dodaną, nie są środkiem krytycznym, który należy osiągnąć.
Jak skonstruowane są KPI – 4 elementy
1) Zdefiniuj Środki działania
Środki działania: Mierzy działanie i zwykle obejmuje liczbę, procent, procesy, walutę lub działania. Przykładem może być całkowita liczba potencjalnych klientów na pierwszym etapie procesu sprzedaży.
Środki dotyczące wyników: Te środki mierzą postęp w stosunku do wcześniej określonego wyniku, więc zwykle przedstawia się go jako procentowy wzrost/spadek, zmianę lub wynik.
Miara projektu: Może to być uważane za ogólny postęp projektu, więc najczęściej będzie wyrażona jako procent ukończenia.
Struktura docelowa: Jest to wynik liczbowy względem daty. Na przykład określona kwota przychodów przed ustaloną wcześniej datą.
2) Określ cel
3) Okres źródło danych
4) Zdefiniuj właściciela i częstotliwość śledzenia
Lista kontrolna KPI
Wskaźniki KPI i metryki mogą być czasami nieco trudne, zwłaszcza jeśli nie masz apetu na duże zbiory danych. Najczęstszym błędem, który należy popełnić, jest śledzenie czegoś i traktowanie go jako kluczowego miernika wydajności, gdy naprawdę nie jest to ważne.
Aby temu zapobiec, stworzyliśmy listę kontrolną sprawdzająca, czy kluczowe wskaźniki efektywności warto śledzić, czy też są to tylko inne wskaźniki.
Czy zapewniają one sposób na zobaczenie, czy strategia firmy działa?
Czy koncentrują uwagę pracownika na tym, co ma największe znaczenie dla sukcesu?
Czy zapewniają one „wspólny język” w zakresie komunikacji w odniesieniu do wyników?
Czy są one prawidłowe i/lub realistyczne?
Czy są one możliwe do sprawdzenia i/lub dokładne?